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made with GanttPRO

• Total estimate
• 8 semanas o más antes del evento:
• 6-8 semanas antes del evento:
• 5-6 semanas antes del evento:
• 4 semanas antes del evento
• 2 semanas antes del evento
• 1 semana antes del evento
• Día antes del evento
• Dia del evento
• Después del evento
• 1-2 días después del evento
• Investigar posibles fechas para el programa.
• Reservar las instalaciones necesarias, incluyendo sitio de lluvia.
• Revisar el presupuesto
• Solicitar un contrato de muestra
• Asignar recursos
• Reunir con el asesor
• Desarrollar un plan de marketing
• Obtener ejemplos de menús de catering
• Obtener todos los contratos firmados
• Contratos, facturas de proveedores, etc.
• Solicitar publicidad impresa (carteles, carpas de mesa, etc.)
• Solicitar equipamiento audiovisual
• Revisar las políticas de la instalación con respecto a programas, ruido, comida y situaciones especiales.
• Respecto a las necesidades especiales
• Solicitar cualquier equipamiento/material adicional
• Enviar información del evento
• Realizar pedido con el proveedor
• Enviar publicidad impresa para la publicación
• Enviar reserva para carpas de mesa, si procede
• Confirmar reserva de tablas de información
• Revisar el presupuesto
• Reclutar voluntarios para todos los aspectos del próximo evento.
• Solicitar los controles necesarios
• Considerar los cambios necesarios en la configuración de la sala
• Finalizar los acuerdos necesarios con seguridad/personal
• Revisar todas las confirmaciones necesarias
• Reunir con el asesor para obtener una actualización sobre el progreso
• Revisar las reglas especiales
• Ponerse en contacto con los contratistas para confirmar todos los detalles del evento.
• Decidir quién recibirá el equipo de entretenimiento/los invitados
• Cuándo y dónde Proporcionar mapas/direcciones si es necesario
• Revisar todas las responsabilidades
• Hacer los arreglos finales
• Hacer los arreglos finales para catering
• Recoger los recibos de proveedor(es)
• Realizar las compras finales
• Decidir quién presentará el equipo de entretenimiento/los invitados
• Responsable de reuniones con catering, proveedores, locutor, animador
• Decorar/preparar la sala según corresponda
• No olvide los recibos
• ¡Disfruta el evento!
• Limpiar el área
• Cerrar las instalaciones
• Completar el perfil de evento
• Archivar notas con el perfil del evento
• Enviar los recibos finales para el pago
• Enviar notas de agradecimiento a todos los que ayudaron
• Asegurarse de que no haya problemas
• Asegurarse de que todos los contratistas/proveedores hayan recibido el pago
• Ver Calendario para todos los eventos
• Oportunidades de colaboración
• Obtener cotizaciones necesarias sobre impresión y otros servicios
• Diseñar y encargar piezas publicitarias impresas
• Reservar tablas de información
• electricista
• seguridad
• personal adicional requerido
• equipamiento alquilado
• parrillas
• globos/helio
• amplificación de sonido
• puesta en escena especial