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made with GanttPRO

• Total estimate
• 8 semanas antes de la conferencia
• 6 semanas antes de la conferencia
• 4 semanas antes de la conferencia
• 2 semanas antes de la conferencia
• 1 semana antes de la conferencia
• Día de la conferencia
• Después de la conferencia
• Apertura de inscripción
• Asegurarse de que la información en el formulario de registro sea coherente
• Iniciar arreglos con el servicio de catering
• Diseñar un folleto en PDF
• Verificar que las instrucciones sobre cómo se llega se incluyen en PR
• Enviar información de relaciones públicas al coordinador de relaciones públicas
• Confirmar arreglos con los presentadores
• Solicitar foto y biografía del presentador/a para relaciones públicas
• Promocionar semanalmente a través del Coordinador de relaciones públicas entre las listas de correo electrónico y las redes sociales relevantes
• Solicitar promoción, carpetas, kit de emergencia
• Fotocopiar todos los cheques de registro
• Guardar las copias de todos los recibos, facturas y contratos
• Asegurarse de que el comité se registre
• Confirmar arreglos con el lugar
• Continuar con la promoción, supervisar la registración promotion, monitor registration.
• Desarrollar evaluaciones
• Continuar con la promoción, supervisar el registro
• Confirmar las asignaciones del comité
• Preparar la agenda impresa, el formulario de evaluación, los recibos y otros folletos
• Comprar regalos de agradecimiento
• Asegurarse de que los asistentes tengan las direcciones correctas
• Dar el recuento final al proveedor
• Finalizar detalles con presentador(es/as)
• Comprar agua, desayuno y bocadillos
• Imprimir etiquetas de identificación, letreros y una lista de los nombres de los asistentes registrados
• Formar carpetas o paquetes de información
• Imprimir la lista de asistentes para la lista de verificación de la tabla de registro
• Verificar la tecnología y el Wi-Fi
• Configurar señalización
• Configurar la mesa de registro, las carpetas y la mesa de regalos
• Asegurarse de que el servicio de café y el catering matutino estén configurados
• Registrar a los asistentes
• Abrir la conferencia, presentar cualquier información technica y presente al presentador
• Fotografíar a lo largo del día para la sala de prensa
• Animar a dar las evaluaciones
• Distribuir promoción y premios de entrada
• Distribuir los regalos de agradecimiento o cheques a los presentadores
• Completar el informe con la propuesta de presupuesto para actividades y informe de gastos
• Pagar los gastos pendientes
• Recopilar y analizar evaluaciones. Compartir con el comité de planificación
• Enviar copia de la evaluación a los presentadores
• Enviar nota de agradecimiento a los presentadores
• Incluir un resumen de la conferencia
• Hacer un seguimiento de los posibles nuevos miembros
• Solicitar diapositivas o documentos de PowerPoint de los presentadores
• Si utilizó evaluaciones electrónicas, volver a enviar el enlace a los participantes y establecer una fecha límite
• tiempos de lanzamiento
• texto sugerido, incluido el enlace del folleto en PDF
• Actualizar las redes sociales con los detalles de la conferencia
• tecnología
• horario de aparcamiento
• etc.
• agenda
• forma de evaluación
• contraseña de wifi
• otros folletos